knowledge boardの活用事例(運用施策、API編)

knowledge board(ナレッジボード)は、インナーコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスです。株式会社アマナ社内でデジタルサイネージでの活用など様々な形で利用されている、amana knowledge boardの他企業向けクラウドサービスになります。

上司から組織力を強化したい、インナーコミュニケーションを促進したい、ナレッジを共有したいといった要望を受けることも多い広報担当者。 その中でも、広報担当を悩ます「社内報」ですが、Webで発行することを検討されている企業も多いことと思います。


本記事ではWeb社内報アプリのクラウドサービス、knowledge boardならではの活用事例をご紹介いたします。

目次

knowledge boardとは?

knowledge board(ナレッジボード)とは、株式会社アマナが提供する組織力を強化するインナーコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスで、アマナ社内で利用されているamana knowledge boardを他企業向けに利用可能としたクラウドサービスになります。


豊富なCMS(Content Management System)機能と、デザイン・レイアウトや魅せ方のカスタマイズが可能です。 社内報・ナレッジ共有をWeb上で発行する事に特化しているため、「直感的な記事の作成」「動画を含む豊富なコンテンツアップロード機能」「継続的な記事の発行を支援する機能」「ユーザー毎の効果的なアクセス解析機能」「継続利用のためのメールマガジン発行機能」「APIによる他サービスとの連携機能(有料オプション)」などの便利な機能があります。

PCの社内報一覧画面とスマホの社内報一覧画面
サイトトップ画面。スマートフォンにも完全対応しています。
PCのログ管理ダッシュボード画面
ログ管理ダッシュボードで、PV数をはじめ各種データの推移を一目で把握することができます。
PCのメールマガジン配信機能の編集画面とスマホのメルマガ受信時の画面
メールマガジン編集画面。レイアウトが決まっているため、配置ズレに悩まされることはもうありません。

【活用事例1】紙の社内報をPDF化して誰が見たのかを分析

社内報を紙で発行するのか、Webで発行するのか迷われている企業も多いかと思います。これらの比較については、別記事の「紙の社内報とWeb社内報の比較」をご参照ください。


社内報を紙とWeb両方で発行している企業の場合の活用事例として、紙の社内報のデメリットである「誰が見たのかわからない」「今後入社する社員に過去分を見せる方法がない」という問題を解決するために、紙の社内報をPDF化してknowledge boardで公開するといった使い方がされています。


knowledge boardは、誰が見たのかを把握することができ、見ていない人向けに「メールマガジン配信機能」「ピックアップ機能」「おすすめ記事機能」などでアクセス数アップを図り、ナレッジ共有・組織力強化を目指すことができます。


また、紙の社内報の目次や内容をテキスト化することで、ワード検索で引っかかるようにすることもできます。紙での社内報に書かれている大事なナレッジやノウハウは、時が経つと利用されづらくなっていくものですが、紙での発行プラスアルファでknowledge boardを活用することで紙の社内報も活用し、組織力を強化することができる事例になります。

【活用事例2】各部署に
記事作成者を設置し、
継続アクセス数アップ

Web社内報はいつでも公開できることが強みですが、閲覧者は自らサイトへアクセスする必要があるため、プッシュ型の紙での社内報に比べて見られづらいというデメリットがあります。組織力を強化するためにも、まずは見てもらう必要があります。


そこで、Web社内報を見られやすくするための組織的な施策として、各部署に任期有りの記事作成者を設置したり、記事作成者を各部署の担当制にするといった施策があります。 いつも広報担当者が記事を書くよりも、「同じ部署の○○さんが書いた記事」の方がアクセス数が高くなる傾向があるため、ナレッジ共有やインナーコミュニケーションの促進を通した組織力向上を図ることができます。


記事の作成者は広報担当が行う、という固定観念から脱却し、見られやすい記事の一因でもある「知っている人が関わっている」ことを効果的に利用した事例になります。

【活用事例3】失敗した動画の
限定公開で
ノウハウのナレッジ化

knowledge boardは、ユーザーID/パスワードを入力してログインしないと見れない会員制のサイトとなります。記事に掲載する画像や動画などのあらゆるコンテンツは、ログインしている状態でないと閲覧できないセキュアな環境になります。


CMなどの動画制作の失敗例のナレッジを共有したい場合、失敗した動画の公開は社外にできないため難しい場合が多いです。knowledge boardでは閲覧者を限定することができるため、失敗した動画と成功した動画を共有することで、動画作成ノウハウをナレッジとして共有することができます。 こうしたセキュアな環境だからこそアップロードできるコンテンツもあるため、より多彩なナレッジの共有によるインナーコミュニケーションの促進、組織力強化を図ることができます。

【活用事例4】サイトへの導線を
社内ポータルに設置して
アクセス数アップ

Web社内報の運用であまり見られないという課題を抱えている企業も多いことと思います。見られやすい社内報については、別記事の「見られやすい社内報を作るために有効な5つの要素」をご参照ください。


見られにくいという問題を解決するために、アクセス数の多い既存の社内ポータルにknowledge boardへの導線を設置した事例をご紹介いたします。


knowledge boardは、API(Application Programming Interface)という他サービスと連携する機能を有料オプションとして提供しています。APIを利用することで、社内ポータルなど別サイトに「最新の記事情報」や「記事のQR画像」などを載せることができます。既に閲覧数の高い社内サービスがある場合には、APIでの連携が効果的な流入施策になります。

【活用事例5】ユーザー管理の
自動化

knowledge boardのユーザー管理は、管理画面からユーザーデータを直接更新する方法と、管理画面からCSVデータをインポートする方法があります。これ以外にも、有料オプションのAPIを利用することで、他システムと連携してユーザーデータを管理することが可能です。


既存で利用している人事データベースからユーザーデータをエクスポートして、そのデータを利用して「knowledge boardのユーザーと自動で同期したい」といったことが、APIを利用することで可能となります。他にも、既存のユーザー認証を行う社内システムが有る場合、「このサービスにログインしていたらknowledge boardにも自動ログインできるようにしたい」といったこともAPIを利用することで実現可能になります。


どちらも、APIを使って実行するプログラムの作成が必要となりますが、自社で開発しても良いですし、ご発注いただくことも可能になります。

【活用事例6】デジタルサイネージへの掲載で認知度アップ

デスクワーク以外の仕事をしていると、どうしてもWeb社内報を目にする機会が減ってしまいます。そこで認知度を上げるために、knowledge boardの有料オプションのAPIを利用して、社内のデジタルサイネージに記事情報を掲載した事例があります。

オフィス内のデジタルサイネージ2台の間を人が通っている
デジタルサイネージでサイト情報を掲載すれば、社内での認知度がぐんと高まります。

APIを使うことで、記事の本文やアップロードしたコンテンツの取得が可能です。QRコードも一緒に掲載することで、デジタルサイネージでの視覚での認知をさせるだけでなく、すぐにスマホでアクセスすることもできます。認知度が上がることでアクセス数アップに繋がり、ナレッジを共有することでインナーコミュニケーションの促進と組織力強化を図ることができます。


デジタルサイネージでの詳細な活用事例については、別記事の「デジタルサイネージでの活用事例」をご参照ください。

まとめ

knowledge boardには既存の資産を有効に活用した事例が多数あります。
様々な施策を実施することで、月間アクティブユーザー率が過半数を安定して超えるケースも出ております。
Web社内報ツールとして、knowledge boardの導入をご検討頂ければと思います。


knowledge board(ナレッジボード)は、インナーコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスです。株式会社アマナ社内でデジタルサイネージでの活用など様々な形で利用されている、amana knowledge boardの他企業向けクラウドサービスになります。