紙の社内報とWeb社内報の比較

knowledge board(ナレッジボード)は、インナーコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスです。株式会社アマナ社内でデジタルサイネージでの活用など様々な形で利用されている、amana knowledge boardの他企業向けクラウドサービスになります。

上司から組織力を強化したい、インナーコミュニケーションを促進したい、ナレッジを共有したいといった要望を受けることも多い広報担当者。その中でも、広報担当を悩ます「社内報」ですが、紙で発行している企業も多いことと思います。

本記事では、社内報を紙で発行した場合とWebで発行(knowledge boardを使用)した場合の比較をしたいと思います。

目次

社内報とは?

社内報とは社内広報のことで、会社が従業員に向けて会社のことを知らせるために発行する広報誌になります。会社の規模が数百名以上になってくると、すべての人に等しい情報を伝えるのはどうしても難しくなってしまうため、組織力を強化するためにも社内報という形で広く知らせることが多くなってきます。

社内報は主に2種類あり、紙で発行する社内報とWebで発行する社内報です。


紙で発行する社内報は、一般的に紙面に印刷されている数ページから16ページ程度の書類になります。発行する頻度は企業によって様々ですが、季節毎の年4回、隔月、毎月での発行が多いです。紙の社内報は大量に印刷が必要になることから、外部へ印刷を発注することがほとんどです。そのため、事前に社内報の入稿データを用意する必要があるので、内容が少し古い情報になってしまう傾向にあります。また、従業員数が増えるほどに社内報の発行費用も大きくなってしまうという面もあります。


一方、Web社内報ですが、発行する頻度は企業によって様々ですが、週3回、週1回、月2回の発行などがあります。紙での社内報に比べて発行頻度が多く、1回あたりの内容を少なくする場合が多いです。紙の社内報と違って印刷が不要なため、Web社内報では発行コストもかからず内容の修正も容易なのが特徴です。

社内報の目的

社内報を発行する目的はなんでしょうか。理由は企業によって様々ですが、下記などがあります。

  • 経営理念、ビジョンの共有と浸透
  • 企業文化、風土の醸成
  • 組織の活性化と組織力の向上
  • 成功事例や失敗事例などのナレッジの共有
  • 従業員の帰属意識の向上(離職率の改善)
  • インナーコミュニケーションの活性化

社内報には、従業員に会社のことを理解してもらうことで、経営理念・ビジョンに則った仕事を行えるようにし、より良い会社にしていく目的があるかと思います。 会社の現状や方針を、全社員へ等しく伝えていくことが社内報の役割になります。

また、会社の事業内容や商品について表面的な知識のみを得ただけでは愛社精神を培うことは難しいため、会社の成り立ちや歴史についても伝えて行くことで、創業者や歴代の社長・経営者がどのような思いで商品を作り上げてきたのかを感じることができ、それにより働く意義や意識もより良いものへと変化することと思います。


これらを達成するために社内報を発行するのですが、紙とWebのどちらが良いのでしょうか?
それぞれのメリット・デメリットについて、具体的に見ていきましょう。

紙で発行する社内報のメリット

紙の社内報の長所として、下記があります。

  • プッシュ型なので、強制的に見せることができる
  • どこでも誰でも見ることができる
  • デザインやレイアウトの自由度が高い

紙の社内報は、Webの社内報に比べて完成までに時間をかけるケースが多いです。また、社内報のデザインやレイアウトも自由にできるため、Web社内報に比べてより多くの表現方法を適用することができます。

紙で発行する社内報のデメリット

紙の社内報の短所として、下記があります。

  • 発行コストが高い(社員数に比例して高くなる)
  • 情報の鮮度が低い
  • 一方的な発信となり、読み手からのアクションができない
  • 読み手は欲しい情報を見つけにくい
  • 印刷後は内容の追加、修正、削除ができない
  • 閲覧数や読了率などの効果測定ができない
  • 保管する場所を確保しなければならない
  • 新入社員に過去の情報を見せることが難しい
  • 見る人を制限することができない

紙で発行する場合のメリット、デメリットは上記のようなものになります。紙の社内報の発行を通してナレッジを共有することで、組織力の向上、インナーコミュニケーションの促進を図ることができます。

Webで発行する社内報のメリット

紙の社内報の発行に続いて、Webの社内報のメリットを見てみましょう。
Web社内報の長所として、下記があります。

  • 発行コストが定額
  • 情報の鮮度が高い
  • 読み手から「グッド!」をもらうなど、双方向コミュニケーションが可能
  • 欲しい情報を探すために、ワードやカテゴリで検索ができる
  • 発行後も内容の追加、修正、削除ができる
  • 閲覧数や読了率などの効果測定ができる
  • デジタルデータなので、保管場所を考えずにたくさん発行できる
  • 新入社員に過去の情報を見せることも容易
  • 見る人を制限することができる
  • 動画や音声も使える

紙の社内報と比較して、Webの社内報の方が機能の拡張性が高く、社内報を発行するだけでなく、幅広く活用することができる傾向にあります。特に社内報の発行コストが定額となるため、鮮度の高い情報を高頻度で全社員に届ける場合に有効です。

Webで発行する社内報の
デメリット

Web社内報の短所として、下記があります。

  • プル型なので、更新の通知をしないと気付かれにくい
  • 更新頻度が多いため、担当者の負荷が大きい
  • 環境が無いと見ることができない
  • デザインやレイアウトの自由度が低い

Webで発行する場合のメリット、デメリットは上記のようなものになります。紙とWebのどちらで社内報を発行しても言えることですが、ナレッジを共有することで、組織力の向上、インナーコミュニケーションの促進を図ることができます。

紙の社内報とWebの社内報の
どちらを使えば良いのか

紙の社内報とWeb社内報のメリット・デメリットを見てきましたが、組織力を強化するためには結局どちらを使えば良いのでしょうか?
紙の社内報にもWeb社内報にもそれぞれメリットがあるため、特徴を理解した上で使い分けていき、インナーコミュニケーションを活性化することが望ましいです。
紙の社内報には常時性の高い情報を掲載し、Web社内報には即時性の高い情報を掲載していくのが良いでしょう。


社内報・ナレッジ共有のWebサービス「knowledge board(ナレッジボード)」では、様々なWeb社内報のデメリットの解決を行い、Web社内報ならではの特徴的な機能を豊富に備えています。

登場人物に社内報の事前確認を依頼

社内報に紐づくユーザーなどに社内報を公開する前に事前に確認依頼を送信し、コメントを貰うことができます。

社内報の事前確認依頼を送信する画面
確認してもらいたいユーザーを指定して、メールを送信します。文面はテンプレート管理しているため、ワンクリックで送信が可能です。
社内報のプレビュー画面を確認してコメントと承認可否を登録する画面の1ページ目
メールを受信したユーザーは記載のURLにアクセスし、記事内容を確認します。「承認」または「要修正」で回答します。
社内報のプレビュー画面を確認してコメントと承認可否を登録する画面の2ページ目
各種スマートフォン(iphone)での閲覧を想定したプレビュー機能で、改行位置等を確認できます。

メールマガジン配信機能で
閲覧数アップ

メールマガジン配信機能で、簡単にプッシュ型のアプローチによるWeb社内報へのアクセス数アップが可能です。ユーザーデータと連携して、全ユーザーへのメルマガ送信が可能です。また、送信日時の事前予約が可能で、メールマガジンのクリック率の計測も可能なので、より精度の高いPDCAサイクルを回す事ができます。メールが届かないエラーも検出・自動制御できます。

PCのメールマガジン配信機能の編集画面とスマホのメルマガ受信時の画面
メール送信日時の指定や、文頭差し込み画像の設定をはじめ、直感的な操作でメール作成に時間をかける必要はありません。
メールマガジン配信機能のログ情報とエラーログの確認画面
メール送信数とクリック人数を元にクリック率を集計するだけでなく、クリック日時やユーザー名等の詳細情報を確認することができます。
メール送信に失敗した場合、エラーログも一覧で確認できます。

"ヒト"を軸にした機能の
活用で閲覧数アップ

Web社内報に紐づくユーザーへのメッセージ送信や、ユーザー同士の繋がりを見ることができます。"ヒト"を軸にして、記事のアクセス数アップ・回遊性を高めることができます。また、重要な社内報にはピックアップ設定やおすすめ記事設定をすることにより、アクセス数をアップさせることができます。

PCの社内報確認画面とスマホの社内報確認画面とスマホのユーザー間つながり確認画面
(PC画面)クレジットされたユーザーへメッセージを送ることが可能です。
(スマホ画面)クレジットされたユーザーの仕事上のつながり(※)を表示しています。※同じ記事にクレジットされた回数を集計しています。
PCの社内報確認画面のおすすめ記事表示とスマホの社内報確認画面のおすすめ記事表示
おすすめ記事設定をすれば、すべての記事ページの下部に表示されるため、閲覧者が目にする機会を増やすことができます。

WordPressで発行する社内報とknowledge boardの違いは?

WordPressとknowledge boardの機能を比較します。

機能 WordPress knowledge board
カテゴリ設定
画像の投稿
動画・音声の投稿 ×
アクセスログの分析 ×
記事とユーザーの紐付け
(クレジット機能)
×
ユーザーへの記事プレビュー確認依頼 ×
記事作成スケジュールの確認
(カレンダー機能)
×
ユーザー同士のメッセージ機能 ×
ユーザー検索機能 ×
メールマガジン配信機能 ×
APIでの他サービスとの連携
(オプション)
×
ユーザーアカウントのシングル・サインオン
(オプション)
×

knowledge boardは、広報担当者が社内報を通してナレッジ共有・組織力強化・インナーコミュニケーション促進を図るために最適化されたWebサービスであるため、継続的に効果的な社内報を作り続けるための便利な機能を備えています。

まとめ

本記事では、紙の社内報とWeb社内報(knowledge board)の比較を行いました。
どちらにもメリットがあるため、特徴を踏まえた上で使い分けることが望ましいと思います。
Web社内報ツールをお探しの場合、knowledge boardの導入をご検討頂ければと思います。


knowledge board(ナレッジボード)は、インナーコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスです。株式会社アマナ社内でデジタルサイネージでの活用など様々な形で利用されている、amana knowledge boardの他企業向けクラウドサービスになります。