広報と社内ポータルサイト

knowledge board(ナレッジボード)は、インナーコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスです。株式会社アマナ社内でデジタルサイネージでの活用など様々な形で利用されている、amana knowledge boardの他企業向けクラウドサービスになります。

広報と社内ポータルサイトの関わりは深く、多くの企業が社内ポータルサイトを導入していることと思います。 社内広報を担当する方にとってイントラネット等でのWeb社内報の運用は一般的になりつつありますが、 従業員のアクセス数が少ない、Web社内報への流入の導線が不足しているなどにより社内報が見られないという課題を抱えている方も多いかと思います。 本記事では、広報と社内ポータルサイトの関わり、社内ポータルサイトの活用方法について運用ノウハウを共有いたします。

目次

広報とは?

そもそも広報とは何なのでしょうか?広報とは広く報せる(しらせる)ことで、PR(Public Relations)とも言われます。 一般の人々(Public)と関係性(Relations)を作ることが仕事で、社外向けの活動を社外広報と言います。 また、社内の従業員やその家族に対しても広報活動をする必要があり、こうした社内向けの広報を社内広報と言います。 社内報やWeb社内報、イントラネットでの社内情報通知は社内広報に分類されます。

社外広報では、企業と消費者(BtoC)での販売促進を目的とした広報・PR活動が主となります。 社外広報の業務内容としては下記のようなものがあります。

  • テレビへの露出を増やす
  • ネットメディアへの露出・掲載を増やす
  • 新聞への露出・掲載を増やす
  • ラジオへの露出を増やす
  • 雑誌等の掲載・インタビューを増やす
  • Twitter、FacebookなどのSNSでPRする
  • プレスリリースを公開する
  • 危機管理・リスクマネジメント

社外広報の仕事内容は、一般消費者に対する広報・PRが多くなります。社外広報活動により、一般消費者の購買意欲に訴求することで売上アップに繋がります。 社外広報担当者はメディアへの露出も多く、一挙一動が会社のブランド(コーポレートブランド)に影響を与える重要なポジションとなります。 また、昨今では企業の不祥事やSNSでの不適切な発言等により「炎上」することもあり、広報における危機管理・リスクマネジメントについても重要視されています。

一方、社内広報は従業員に対する広報活動が主であるため、社外からは広報の活動内容が見えにくいです。 社外広報に比べて目立たない存在に思われがちですが、社内広報の影響は大きく、広報は従業員満足度(ES)向上に欠かせない大切な役割を担っています。 社内広報の業務内容としては下記のようなものがあります。

  • 企業理念・経営理念の浸透
  • 従業員満足度(ES)の向上
  • 社内報の発行
  • 部署間・社員間の相互理解を促進
  • 社内コミュニケーションの活性化

社外広報に比べて社内広報は定性的なものが多く、評価指標や業務内容も難しくなる傾向があります。 広報は難しい分やりがいがあり、広報活動の成果が出てきて従業員と会社の一体感が生まれたとき、大きな充実感を得ることができるのも社内広報の魅力です。

社内ポータルサイトとは?

広報にとって重要なことは、「情報を見てもらう」ことです。広報活動により従業員に情報を見てもらい、理解し、共感することで組織との一体感が醸成されていきます。 社内広報においては発行したWeb社内報を従業員に見てもらう必要があり、そのために社内ポータルサイトを活用する事が多いです。 そもそも社内ポータルサイトとはなんでしょうか?

社内ポータルサイトとは、従業員だけが見ることができる、会社の情報の窓口となるWebサイトです。 企業規模が大きくなってくると社内業務で利用するWebサービスは、Web社内報、売上管理、人事・労務(住所変更や結婚など就業に関する各種手続き、勤怠、セクハラ・パワハラ問題)など多岐にわたります。 そうした各種サービスへの案内用として、全体を統括するWebサイトを用意する事があり、これを社内ポータルサイトと呼んでいます。 従業員は、社内の諸手続きや情報を得る際には、社内ポータルサイトにアクセスすることで迷うこと無く必要な情報を得ることができます。

社内ポータルサイトの持つ機能としては下記のようなものがあります。

  • 会社からのお知らせの掲載
  • 売上管理など業務ツールへのリンク
  • 会社に在籍する従業員情報の掲載
  • 就業規則の掲載
  • 交通費・経費精算システムへのリンク
  • セクハラ・パワハラなどトラブル報告へのリンク
  • 住所変更等の労務に関する報告へのリンク
  • 社員のスケジュールや行動予定表

社内ポータルサイトの目的

社内ポータルサイトの目的は、従業員が必要な情報に素早くアクセスできるようにすることで従業員満足度(ES)を向上することです。 社内ポータルサイトがあることで従業員が迷う事無く諸手続きができ、働き方や会社に関する情報など必要なものを入手できるようにすることで、従業員満足度(ES)がアップします。 社内ポータルサイトは情報システム部門や管理部門、広報部門などが管理し、社員が働きやすい環境を作るために運営しています。

社内ポータルサイトのメリット

社内ポータルサイトがあることにより下記のようなメリットがあります。

  • 社内の各種手続きの方法がわかりやすい
  • 見逃してほしくない会社の重要情報に気付きやすい
  • 一箇所で多くの情報にアクセスできる
  • Webで完結することで、人件費を削減できる
  • よくある質問・FAQの掲載で問い合わせ減少

社内ポータルサイトの広報における活用

社内ポータルサイトは特性上、多くの従業員がアクセスする場所となります。 使い方によっては、毎日ほぼ100%の人がアクセスするような社内ポータルサイトになっている企業もあるかと思います。 Web社内報で閲覧率100%を達成することは非常に難しいので、社内ポータルサイトのアクセス率の高さは驚異的に感じます。

社内ポータルサイトは、アクセス数が高いという点で広報でも活用することができます。 企業理念・経営理念や中長期経営計画など、会社にとって特に重要なWeb社内報を公開することもありますが、そうした記事へのリンクを社内ポータルサイトに掲載する事が広報手段として有効です。

社内ポータルサイトとしてのknowledge boardの活用

knowledge boardはWeb社内報を作成して公開することができるクラウドサービスですが、「お知らせ機能(ニュース機能)」と「ユーザー検索機能」を活用することで簡易的なポータルサイトとして利用することができます。

お知らせ管理編集画面

knowledge boardで社内ポータルサイトのように外部へのリンクを作りたい場合、お知らせ機能(ニュース機能)を使うことでトップページに外部へのリンクを表示することができます。 お知らせ機能(ニュース機能)には、社内報作成と同じWordライクなエディタが採用されており、画像やPDF、動画など幅広いファイル形式のアップロードにも対応しています。 お知らせ機能(ニュース機能)は複数設定することもでき、それぞれいつからいつの期間で表示するか設定することができるため、指定した時刻になったら自動で公開・非公開にすることができます。

トップページへのお知らせ(ニュース)情報の表示
トップページに表示されているお知らせ(ニュース)
ユーザー検索機能のユーザー一覧画面

ユーザー検索機能を有効にすると、ヘッダー部に「ユーザー」リンクが追加されます。 ユーザーリンクからユーザー一覧ページへ行くことができ、全ユーザーの一覧や検索を行うことができます。

ユーザー検索機能のユーザー詳細画面

ユーザー詳細ページでは、ユーザー名(読み方)、メールアドレス、電話番号、会社名、組織名などの連絡先が表示されます。 プロフィール欄は各ユーザーがマイページから任意に設定できる項目です。 また、過去に該当ユーザーがクレジットされた記事も表示されます。

APIを使って既存のポータルサイトと連携する

knowledge boardに公開したWeb社内報を既存の社内ポータルサイトで活用する場合、APIを使ってポータルサイトにWeb社内報情報を表示することができます。 APIを使うことで、既存のポータルサイトに「記事タイトル」「記事カテゴリ」「記事サムネイル画像」などを表示することができるようになります。

knowledge board管理画面のAPI情報ページ

記事に設定できるAPI用の種別も任意で追加可能で、連携先のメディアを指定するなどの使い方もできます。 APIの利用は有料オプションとなり、APIを使ったプログラムの開発も必要となりますが、開発を弊社へ委託することも可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

まとめ

本記事では、広報と社内ポータルサイトについてご紹介しました。 Web社内報ツールとして、knowledge boardの導入をご検討頂ければと思います。


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