【海外拠点・多言語対応】Web社内報における大規模組織での従業員エンゲージメント向上

従業員エンゲージメントとは、企業と従業員が互いに信頼し合い貢献し合う概念を指し、従業員の愛社精神・帰属意識にも近い考えになります。 従来から利用されていた「エンゲージメント」はマーケティング用語で、商品やブランドにおける企業と消費者の関係性を指していましたが、 近年ではエンゲージメントという言葉が幅広く利用されるようになり、従業員エンゲージメント・社員エンゲージメントといった形で、 企業と従業員の信頼関係を表す用語としても定着しはじめました。

特に海外展開・グローバル化を行う大規模組織ほど従業員エンゲージメントが重要で、従業員数が多いほど従業員エンゲージメントは低くなりやすいです。 企業規模が大きくなるほど従業員エンゲージメントを高めることは難しいですが、従業員エンゲージメントを高めるためには社員同士の繋がりをつくることが必要不可欠です。 部下を持つ上司が会社の情報を収集し、理解し、会社の方向性と部下の意識を一致させることが従業員エンゲージメントを高めるために重要です。 情報収集の場として、社内広報ツールであるXBOARDを活用し、社員間のコミュニケーションが生まれやすいWeb社内報として醸成していくことが大切です。

従業員エンゲージメントを高めるためのキーパーソンであるマネージャー層を巻き込み、自然に行われるインターナルコミュニケーションをいかに醸成するかが肝要ですが、 そのためにはWeb社内報がアクセスがしやすいこと、情報収集したいと思える場所であることが重要です。

海外展開・グローバル化を行うような組織規模になってくると、それを管理することも大変になってきます。 毎月何人もの入退社があり、それに伴う各種サービスのアカウントの新規発行・削除などに頭を悩ませることも多いのではないでしょうか。 XBOARDでは海外展開・グローバル化している大規模組織におけるWeb社内報運用を円滑にするために、下記のような機能が備わっています。

• アカウント管理機能（CSVインポート・API自動連携）
• ログイン円滑化・シングルサインオン機能
• 多言語対応（英語・中国語）
• Web社内報の発行通知・メールマガジン機能
• アクセスのしやすさ確保とセキュリティ向上（ワンタイムパスワード認証）
• PC・スマホを利用しない社員への認知拡大（デジタルサイネージ）

海外展開・グローバル化など組織が大きくなると社員の部署異動や入退職で、毎月何十人ものアカウントの追加・削除・更新処理が必要になってきます。 これを実現する方法としてはCSVインポート・エクスポートを毎月行って手動で管理する方法もありますが、 APIを使ってユーザーアカウント自動同期プログラムを稼働させることにより完全自動化することが可能です。 数千人規模のアカウント管理は人の手でやると時間がかかるのと、どうしてもミスが発生してしまうので、APIでの自動連携がおすすめです。

APIを活用することで、ユーザー情報を別のシステムと同期したり、公開されている社内報を外部サービスと連携することができます。 Microsoft 365やGoogleを利用している企業は多く、これらのサービスとユーザー情報を同期させることでXBOARDでのユーザー管理を自動化することができ、全社員がWeb社内報へアクセスできるようになります。 海外展開・グローバル化を行う大規模組織では、いかにアカウントの管理をシステム化するかが非常に重要です。

ユーザーはWeb社内報を見るとき、IDとパスワードを入力してログインすることが一般的ですが、実はこのログインパスワードを忘れてしまうことが実際多くあります。 ユーザーはログインできなかった場合に、これを解決してまで見たいと思わず、そのまま離脱してしまうことが非常に多いです。 一度Web社内報を見るのを諦めてしまったユーザーに再度利用してもらうハードルは非常に高く、運営者側もこうしたユーザーの存在に気付くことも難しいです。

この問題を解決するためにはパスワードを一元管理して、ログインができないという問題を発生させない仕組みにすることが重要です。 そのためにシングルサインオン機能を有効にすることをおすすめしています。 ご利用中のMicrosoft 365やGoogleなどのアカウントを利用して、これらのサービスにログインしていればWeb社内報も見れるようにすることで、ログインできなくてWeb社内報を見れない問題を防げます。

海外展開・グローバル化を行う大規模組織において、Web社内報の多言語対応に悩んでいる広報担当者の方も多いのではないでしょうか。 XBOARDでは多言語対応として英語・中国語に対応しており、各社内報に複数の言語情報を設定することができます。 海外拠点・子会社・関連会社にも適切にWeb社内報を発行することで、従業員エンゲージメントを高めることができ、規模が大きくなっても組織力向上を図ることができます。

ユーザー自身が使用したい言語を設定することができ、サイト全体が選択した言語に最適化されます。 サイト管理者から発行されるメールマガジンなども、英語を使用言語に設定しているユーザーには英語のメールマガジンが発行されるなど自動対応しています。 社内報のタイトルや本文など、自動で翻訳できない動的コンテンツ部分は各言語に対応したものを設定する必要があります。

Web社内報のタイトルと本文の英語・中国語の設定をすることができます。 従業員エンゲージメントを向上してインターナルコミュニケーションを促すためには、適切に伝わる社内報を発信する必要があるため、 コンテンツ部分は自動翻訳しない仕組みとなっており、手動で翻訳して設定する必要があります。未設定の場合には自動的に日本語の社内報が表示されます。 Google Chromeでは右クリックから「日本語に翻訳」する機能があるので、すべての記事の多言語設定が難しい場合には、ブラウザの翻訳機能の利用がおすすめです。 コンテンツ部分以外はすべてユーザーが選択中の言語に自動翻訳されるので、ユーザーが操作方法で迷うことはありません。

英語を選択中のユーザーには上記のように表示されます。 英語設定がされているWeb社内報は英語が表示され、未設定のものは日本語が表示されます。 キーワード検索や各種ラベル部分は自動的に英語表示になります。 また、ユーザーグループ機能を活用することで、言語種別に応じた社内報の出し分けやメールマガジン発行の出し分けなど様々な活用が可能です。

ユーザーグループを作成することで、そこに所属するユーザーのみに社内報を発行したり、メールマガジンを発行したりすることができます。 例えば会社毎にユーザーグループを分けたり、「日本」「アメリカ」「ヨーロッパ」「中国」など拠点毎にユーザーを分けたり、様々な使い方ができます。 本社・子会社・関連会社で公開する社内報を変えたり、ユーザーの属性に応じて社内報を出し分けることがユーザーグループ設定で可能になります。

自動翻訳機能について

現在、XBOARDでは日本語で書いた社内報を英語や中国語に自動翻訳する機能はありません。 自動翻訳する機能の実装を要望されることもありましたが、適切な社内報運用をするためには、現段階ではまだ実装しない方が良いという結論に至りました。

この結果にはいくつか理由があります。 翻訳技術は深層学習（Deep Learning）の登場やAI技術の発展により飛躍的な進歩を遂げていますが、実際に日本語で書いた社内報を英語に自動翻訳した文章を見ると、細かな部分で異なる翻訳や細かいニュアンスが伝わらない箇所がありました。

社内広報において誤った情報・発信者の意図が適切に伝わらない文章を全社員に提供することは非常にリスクです。 自動翻訳機能がもしあった場合、これにより社員の混乱を招き、従業員エンゲージメントを低下させる可能性がありました。 社内報は情報を伝えるだけではなく、情報発信者の意図が正しく伝わる社内報であることが需要です。

このような背景からXBOARDでの多言語対応機能は、運営側が英語・中国語の正しい翻訳をしたものを予めWeb社内報の本文に設定することができる機能にしました。 仮に日本語のみが設定されている社内報があっても、ブラウザが持つ自動翻訳機能を用いることで、社員自身が自動翻訳された文章を見る事はできますので、この方が誤って情報が伝わるリスクを低減させられると考えました。 ゆくゆくは翻訳技術のさらなる発展により、日本語で書いた社内報があらゆる言語に自動翻訳され、適切に情報が伝わるときが来るかもしれません。

大規模組織の海外展開・グローバル化において課題となるのは、発行したWeb社内報をどのようにして全社員へ読んでもらうかです。 社内報の目的は読んでもらって理解してもらい、従業員エンゲージメント・組織力を高めることです。 そのためには、前提としてWeb社内報を認知してもらい、アクセスしてもらう必要があります。 自らWeb社内報のページへアクセスしてくれる能動的な社員は既に従業員エンゲージメントが高い可能性が高く、自らアクセスしない従業員エンゲージメントが低い社員の従業員エンゲージメントをいかに高められるかが重要です。 こうした社員に社内報を見てもらうためには、運営側から情報を発信するプッシュ型のアプローチが重要です。

Web社内報の閲覧が社員の習慣になるまでは、積極的にプッシュ型でアプローチしていく必要があります。 社内報を作成して公開した後は、社内報が公開されたことをメールマガジンで知らせることが効果的です。 XBOARDでは管理画面から誰でも簡単にメールマガジンを発行することができます。

メールマガジンの宛先は「全ユーザー」「ユーザー指定」「会社指定」「ユーザーグループ指定」から選ぶことができます。 数千人規模への大量送信にも対応しているので、新しい社内報を発行した際には積極的に活用しましょう。

メールマガジンも多言語対応されており、それぞれのユーザーの使用言語に合わせて自動的に最適な言語で送信されます。 メールマガジンに掲載する社内報は簡単に選ぶことができ、記事タイトル、記事画像、記事URLが自動挿入されます。 それぞれの記事に対して任意の紹介文を設定することもできます。 文頭にユーザー名を自動挿入する機能を有効にすることで、メールマガジンを受け取った人の氏名がメール本文の上に来るので、当事者意識を与えることで開封率を高める事ができます。 メールマガジンの送信前に実際に送られるメール形式でテスト送信することもできます。

メールマガジンの送信数、クリック人数、クリック率などログ情報の分析も行えます。 誰がどの社内報をクリックしたのかなどを分析することで、次回のメールマガジン発行時により効果を出すやり方を検討することができます。 また、メールマガジン発行時に管理者を悩ますエラーメール（メールアドレスが存在しない、届かない等のメールエラー）についても自動的に制御する機能があり、エラーが発生しているユーザーへのメールマガジン配信を自動停止します。

海外展開・グローバル化している大規模な組織で、毎週のように全社員へ1万通規模のメールを送るのはシステム面でも不安があります。 メールサーバーの短時間でのメール送信数制限に引っかからないか、退職した社員や結婚してメールアドレスが変わった社員など、メールが届かないエラー（バウンスメール）が発生しないか。 短時間での大量メール配信や大量のエラー・バウンスメールを発生してしまうと、最悪の場合、会社のドメインが迷惑メール判定されてしまい全社員がメールできなくなってしまう問題が起こる可能性もゼロではありません。 こうした課題を解決できることも、メールマガジン配信機能を持つWeb社内報のメリットです。

社内報では社外には出せない機微な情報を扱うことも多く、Web社内報へのアクセス制限・セキュリティを厳しくしている法人も多いかと思います。 セキュリティを高める方法はいくつかあり、その代表例はIPアドレス制限で、社内ネットワークやVPNに接続していないと閲覧できなくするものです。 IPアドレス制限は非常に強固なセキュリティ対策ではありますが、その反面アクセスする端末が限定されるなど見てもらいにくくなってしまうデメリットもあります。

Web社内報の運用ポリシーや社内報にどれくらいの秘密情報を掲載するかは各法人のポリシーによりますが、 IPアドレス制限をあえてかけずに社員のスマホ端末からも気軽にアクセスできるようにして、いつでも会社の情報に触れられるようにすることで従業員エンゲージメント向上を目指すやり方もあります。 ワンタイムパスワード認証を使うことで、誰でもアクセスできる環境とセキュリティ向上の両立を図ることができます。

ログインフォームにID・パスワードを入力すると「ワンタイムパスワード認証」画面が表示され、登録されているメールアドレス宛にワンタイムパスワードが送信されます。 他要素認証によるセキュリティ効果は非常に高く、メールを所有している人でないとログイン処理が完了しないので、不正アクセスへの対策になります。

ワンタイムパスワードが発行されたメールは上記のようになっています。 ワンタイムパスワード機能はID・パスワードログインだけでなく、シングルサインオンのログイン方式にも対応しています。 一度ワンタイムパスワード認証が完了すると、同じブラウザでは一定期間ワンタイムパスワード認証が求められなくなるので、ログインの手間が毎回増えるといったことはありません。 IPアクセス制限を外してアクセスしやすくする代わりにワンタイムパスワード認証を有効にするなど、利便性とセキュリティ強化の両立を図ることができます。

海外展開・グローバル化している大規模な組織には、業務でパソコン・スマートフォンに触れる機会が無い倉庫・工場などで働く社員も多いです。 そうした社員にWeb社内報を見てもらうのは非常に難しいです。 しかし、Web社内報のKPIに「閲覧率」を設定している企業も多く、こうした社員の閲覧率が上げられずに頭を抱える広報担当者も多いのではないでしょうか。

広報担当者を悩ませる閲覧率のKPI達成のためにも、なかなかWeb社内報を見てくれない社員の閲覧率を上げる必要があります。 Web社内報のアクセス数をアップさせるためには、まずどういったWeb社内報があるのかを認知してもらうことが第一歩です。 この認知に非常に効果的を発揮するのがデジタルサイネージ機能です。

デジタル・サイネージ（Digital Signage＝電子看板）とは、平面ディスプレイやプロジェクタなどを用いて文字や映像を表示する情報・広告媒体です。 印刷されている媒体では固定の情報（静的情報）しか表示できませんが、デジタルサイネージを用いることでリアルタイムで動きのある情報（動的情報）を表示することができます。

XBOARDのデジタルサイネージ機能では、既存のWeb社内報を任意のディスプレイに表示することができます。 表示テンプレートは標準でフルHD横型、フルHD縦型の2種類があり、オプションとして任意のデザインにカスタマイズすることもできます。 Web社内報から指定したカテゴリ、エントリータグ、ユーザーグループにマッチする社内報を自動でデジタルサイネージに表示します。

実際にディスプレイに表示されるプレビュー画面です。デジタルサイネージの強みは、工場勤務者などPC・スマートフォンに触れることが少ない社員に対して、Web社内報を認知させることができる点です。 会社の廊下やエレベーターホールなど、歩いていたり立ち止まるような箇所に設置することで、どういったWeb社内報が存在するのか、誰が出ている社内報なのか情報発信することができます。 気になる社内報があったら、QRコードをスキャンしてスマホですぐにアクセスすることができます。 閲覧率の高いヒトにフォーカスした社内報のみを表示したり、全社員に絶対に見てほしい社長のメッセージを表示したり、 堅苦しいWeb社内報ではないことをアピールするために社員が飼うペットやグルメ情報を発信するなど、様々な使い方ができます。

XBOARDではいくつかの企業でデジタルサイネージをオフィス・工場などに設置した事例があります。 株式会社アマナ社内でもデジタルサイネージを活用することで、過半数のユーザーが毎月アクティブとなる高いユーザー閲覧率を達成しています。

大規模な組織において、社内広報の重要性は非常に高いです。 特に規模が大きくなるほど、紙の社内報の発行コストは高くなるため、どうしても発行頻度が少なくなってしまいます。 海外展開・グローバル化を行う大規模組織での社内広報は、費用対コストの面でも、Web社内報の活用が重要になってきます。 Web社内報を適切に運用し、社内報の発行を通してインターナルコミュニケーションの活性化を促すことで、従業員エンゲージメント向上・組織力向上が図れます。

海外展開・グローバル化している企業において、英語・中国語など多言語に対応したWeb社内報の発行・管理を適切に行い、広報担当同士が連携して社内報の発行を継続して行う必要があります。 こうした広報担当の日常業務を支援するWeb社内報サービスの利用がおすすめです。