Web社内報が見られない？見られる社内報作成ノウハウ【XBOARD編】

XBOARDはWeb社内報のクラウドサービスとして、多業種の企業様に長年ご利用頂いております。 ユーザー会等を通して実際に社内報を運用する広報担当者からの意見をヒアリングし、 5年以上の長期に渡って機能追加を続けてきました。 途中で機能が追加された背景もあり、初期設定では有効となっていないけれども、社内報の閲覧率を高めるために重要なオプション設定が数多くあります。 これらの機能を紹介いたします。

新着表示（Newマーク）

新着表示（Newマーク）機能を有効にすることで、エントリー一覧ページでの新着記事を目立たせることができ、社内報の閲覧率向上を図ることができます。 社内報を新着として扱う期間の設定は7日間が初期値ですが、これを変更することも可能です。Web社内報の発行頻度が少ない場合には、新着扱いとする日数を長めにすると良いでしょう。

ユーザー検索

ユーザー検索を有効にすると、公開ページのグローバルヘッダーメニューに「ユーザー検索」のリンクが追加されます。 利用している全ユーザーをキーワード（ユーザー名、メールアドレス、会社名、組織名）で検索する事ができ、会社単位での絞り込み表示も可能です。 ユーザー検索を有効にすることで、社内ポータルサイトのような使い方をすることができ、Web社内報とポータルサイト両方の機能を持たすことができます。 また、各ユーザーのメールアドレス、電話番号（個別で非表示設定が可能）も表示されるので、簡単に連絡を取ることができます。 該当ユーザーがクレジットされた社内報を見ることもできるため、社内報閲覧の回遊性アップに繋がります。

グッド機能

グッド機能を有効にすると、記事に「グッド！」することができるようになります。 設定は下記の5パターンあります。

• デフォルト設定（グッド機能無し）
• グッド機能のみ有効
• グッド機能とグッド数の表示
• グッド機能とグッド数の表示とグッドしたユーザーの表示（ユーザーページへのリンク無し）
• グッド機能とグッド数の表示とグッドしたユーザーの表示（ユーザーページへのリンク有り）

社内報のアクセス数を最大限アップさせるために、グッド機能はすべて有効にし、ユーザー検索機能も有効にすると良いでしょう。 こうすることでグッドしたユーザーのユーザー詳細ページへのリンクが追加され、社内報アクセス数アップで重要な人を軸にした回遊性を向上することができます。

Web社内報を作成するために、エントリー管理から新規作成を選択し、タイトルや公開日時を設定します。 タイトルは多言語対応しており、利用者自身が選んでいる言語に合わせて自動的に表示が変わります。

クレジット、カテゴリー、エントリータグ、記事種別（API）、編集者、公開グループ、コメント機能の有効・無効など各種オプション設定をします。

Web社内報作成画面はWordライクな直感的に操作できるWysiwyg（ウィジウィグ）エディタを採用しています。 画像や動画もドラッグ＆ドロップで直感的に追加することができます。 多言語対応として英語、中国語での記事も設定することができます。

Web社内報の作成が完了したら、公開前に編集者や記事に登場する方に事前に確認をしてもらうことができます。 社内報の事前確認は、記事確認グループ設定で予めまとめておき、送信を簡単にすることもできます。

社内報の事前確認画面では、実際に公開されるページのプレビューを見ることができます。 また、具体的に社内報の本文や画像・動画のどの箇所に修正をしてほしいのかの詳細コメントをすることができます。 詳細な修正指示ができるため、編集者と社内報に登場する人との間のコミュニケーションミスを防ぐことができます。

Web社内報にとって大切なことは、適切な頻度で定期的に社内報を公開し続けること。 XBOARDの前身である「amana knowledge board」を運営するアマナ社内では、複数の担当者で週に5本の頻度で社内報を公開し続けていて、Web社内報の公開総数は約5000記事になりました。 アマナではWeb社内報としてだけではなく、映像制作や撮影技術・CM制作等における暗黙知を形式知にするためのナレッジ共有の場として活用しています。 広報担当や編集長は『誰が』『いつまでに』『なんの社内報を書くのか』を管理する必要があります。 これを可視化するために、XBOARDにはカレンダー機能が搭載されています。 編集者での絞り込み表示にも対応しているので、一人に負荷がかかりすぎるといったことを防ぐことができます。

各編集者が現在担当している社内報のステータスを表で確認することもできます。 各セルはリンク形式になっており、クリックすることで該当ステータスの社内報をすぐに確認できます。

Web社内報は社員が自らサイトにアクセスして見る『プル型』と、メールマガジン等で知らせて来てもらう『プッシュ型』があります。 Web社内報の閲覧が社員の習慣になるまでは、積極的にプッシュ型でアプローチしていく必要があります。 社内報を作成して公開した後は、社内報が公開されたことをメールマガジンで知らせることが効果的です。 XBOARDでは管理画面から誰でも簡単にメールマガジンを発行することができます。

メールマガジンの宛先は「全ユーザー」「ユーザー指定」「会社指定」「ユーザーグループ指定」から選ぶことができます。 数千人規模への大量送信にも対応しているので、新しい社内報を発行した際には積極的に活用しましょう。

メールマガジンも多言語対応されており、それぞれのユーザーの使用言語に合わせて自動的に最適な言語で送信されます。 メールマガジンに掲載する社内報は簡単に選ぶことができ、記事タイトル、記事画像、記事URLが自動挿入されます。 それぞれの記事に対して任意の紹介文を設定することもできます。 文頭にユーザー名を自動挿入する機能を有効にすることで、メールマガジンを受け取った人の氏名がメール本文の上に来るので、当事者意識を与えることで開封率を高める事ができます。 メールマガジンの送信前に実際に送られるメール形式でテスト送信することもできます。

メールマガジンの送信数、クリック人数、クリック率などログ情報の分析も行えます。 誰がどの社内報をクリックしたのかなどを分析することで、次回のメールマガジン発行時により効果を出すやり方を検討することができます。 また、メールマガジン発行時に管理者を悩ますエラーメール（メールアドレスが存在しない、届かない等のメールエラー）についても自動的に制御する機能があり、エラーが発生しているユーザーへのメールマガジン配信を自動停止します。

利用者のアクセス回数や利用率をWeb社内報のKPIにしているところも多いのではないでしょうか。 利用者に毎日アクセスしてもらうためには、社内報の更新頻度を高くして常に新鮮な情報があるようにすることが効果的です。 毎日アクセスすることでWeb社内報を利用することが習慣となり、継続的に利用されていきます。 しかし、記事の本数が多くなってくると埋もれて見られなくなってしまう社内報も出てきます。 こうした問題に対応することができる機能を紹介します。

ピックアップ機能

ピックアップ設定をすることで、過去の社内報でも一番最初に２枠を使って大きく表示させることができます。 ピックアップの期間は指定できるので、自動的にピックアップ表示して、自動的にピックアップ表示をやめることができます。

おすすめ記事機能

すべての社内報のなかから、おすすめ記事を３つ設定することができます。 設定したおすすめ記事は全記事の本文下に自動表示されるので、Web社内報を読んだ後に別の記事を読もうという回遊性アップに繋がります。

おすすめキーワード機能

おすすめキーワードを設定することで、クリックするだけでキーワード検索したときの画面を表示することができます。 「おすすめ」という表示名称自体を変更することもできます。 また、多くのおすすめキーワードを設定して「ランダム表示」を有効にすることで、エントリートップページに常に変化をもたらす事ができます。

２２種類にも及ぶ豊富なログ分析機能により、Web社内報の詳細を分析することができます。 ログは指定期間での絞り込み表示や権限保有者を除外して表示するなど、細かな絞り込みにも対応しています。 各種ログはCSVダウンロードができるため、Excelでデータを加工してより詳しい分析をすることもできます。

記事単位で詳細なログを確認することもできます。 各ユーザーが記事本文の７５％以上を読んだ場合に読了済みとして、読了者の割合を表示する機能があります。 また、記事内に掲載している動画・音声ファイルについては、各ユーザーが動画内のどこを再生したのかを確認することができます。 動画の再生回数、平均再生時間、平均再生率など詳細な分析を提供します。

Web社内報を公開する広報担当者ではなく、閲覧する利用者・社員側にも閲覧率を高めるための設定があります。 マイページから興味がある「カテゴリ」「エントリータグ」を設定しておくことで、該当する記事が新規公開されたときに通知を受け取ることができます。

記事にはコメントをすることができ、コメントした人の名前・アイコンをクリックすることでその人が登場する他の記事を見ることができます。 コメントに対して「グッド！」することができたり、コメントの通知を任意の人に送信することもできるので、コメントを軸にコミュニケーションを活性化することができます。 記事をお気に入り登録することで、自身のナレッジを蓄積することができたり、再度閲覧したいときにヘッダーメニューから簡単にアクセスできるようになります。 コメントの投稿、お気に入りをしているユーザーには、新たなコメントがあった際に通知が来るので見逃しを防止することができます。

Web社内報に登場人物などをクレジット設定することで、該当者のつながりが構築されます。 知っている人が登場している社内報はとてもよく見られるので、クレジット機能を活用することが重要です。