SharePointとXBOARDの比較
XBOARD（クロスボード）は、インターナルコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスです。
株式会社アマナ社内でデジタルサイネージでの活用など様々な形で利用されている、amana knowledge boardの他企業向けクラウドサービスになります。
従業員エンゲージメントを高めるために社内報を導入したい、Web社内報を検討している広報担当の方も多いと思います。
本記事では、社内報をWebで発行するにあたり、SharePoint（シェアポイント）を使用した場合とXBOARD（クロスボード）を使用した場合の比較をしたいと思います。
目次
SharePointとは？
SharePoint（シェアポイント）とはMicrosoft社が提供する企業向けWebサービスで、企業内でのファイル共有や情報共有ができるツールです。 SharePointを用いて社内ポータルサイトの作成やWeb社内報の共有を行うことができます。 法人向けMicrosoft 365を契約することで、SharePointの利用が可能となります。
SharePointは柔軟なプラットフォームで、様々なカスタマイズを行う事ができます。 SharePointにはアドイン機能があり、一般的なアドオン・プラグインでの拡張と同様に高度なカスタマイズが可能です。
XBOARDとは？
XBOARD（クロスボード）とは、株式会社アマナが提供する組織力を強化する社内報・ナレッジ共有のWebサービスで、アマナ社内で利用されているamana knowledge boardを他企業向けに利用可能としたクラウドサービスになります。
豊富なCMS（Content Management System）機能と、デザイン・レイアウトや魅せ方のカスタマイズが可能です。 社内報・ナレッジ共有をWeb上で発行する事に特化しているため、「直感的な記事の作成」「動画を含む豊富なコンテンツアップロード機能」「継続的な記事の発行を支援する機能」「ユーザー毎の効果的なアクセス解析機能」「継続利用のためのメールマガジン発行機能」「APIによる他サービスとの連携機能（有料オプション）」などの便利な機能があります。
SharePointでWeb社内報を
発行するメリット
SharePointでWeb社内報を発行する長所として、下記があります。
- Microsoft365アカウントで利用できるので、新たなID/PW管理が不要
- Microsoft Teamsなど他のMicrosoft製品との連携がしやすい
- 様々なテンプレートを活用して、社内ポータルとしても利用できる
- アドインでの機能拡張ができる
SharePointでWeb社内報を
発行するデメリット
SharePointでWeb社内報を発行する短所として、下記があります。
- 社内報の投稿に特化していないため不便な点が多い
- 柔軟なプラットフォームである反面、SharePointの設定やカスタマイズは専門性が高くて難しい
- SharePointの専門知識・アドイン導入なしでの社内報運用には難点が多い
- バージョンアップなどでアドインが正常動作しなくなるリスクがある
- 社内報を読んだのか、どこまで読んだのかなど詳細な分析ができない
- 記事のレイアウトやデザインのカスタマイズ性が低い
- Microsoft製品との連携はしやすいが依存度が高くなってしまうし、その他のサービスとの連携が難しい
- 社内報を発行しても、見てもらいやすくするための仕組みが無い
SharePointでWeb社内報を発行する場合のメリット、デメリットは上記のようなものになります。SharePointで社内報の発行を通してナレッジを共有することで、組織力の向上、インターナルコミュニケーションの促進を図ることができます。
XBOARDで
Web社内報を発行するメリット
XBOARDでWeb社内報を発行する長所として、下記があります。
- クラウドサービスなので、日々機能追加やセキュリティ強化がある
- 社内報、ナレッジ共有の投稿に特化しているため便利な機能が多い
- クレジット機能で記事とユーザーを紐付けることができ、ユーザー同士の繋がりを可視化できる
- 記事に登場するユーザーに、公開前プレビュー画面を事前に確認してもらい、コメントを貰える
- ユーザー同士でメッセージが送れる
- 会員制サイトとして、外部非公開にできる
- 記事に動画を投稿することができる
- アップロードファイルを見るには、ログイン認証が必要なセキュアな環境
- 関連記事、おすすめ記事、ランキングなど回遊性を高める機能がある
- メールマガジン機能によるプッシュ型流入施策が打てる
- ユーザー単位のログ管理（アクセス解析）機能により、記事の効果測定ができる
- ページ内のどこまで読んだのかがわかる読了率機能がある
XBOARDで
Web社内報を発行するデメリット
XBOARDでWeb社内報を発行する短所として、下記があります。
- サービス利用料がかかる
- クラウドサービスなので、企業ごとに専門機能のカスタマイズは難しい
- レイアウトデザイン変更の自由度が低い
- アカウントの個別管理が必要（シングルサインオン機能あり）
XBOARDで発行する場合のメリット、デメリットは上記のようなものになります。SharePointとXBOARDのどちらで社内報を発行しても言えることですが、ナレッジを共有することで、組織力の向上、インターナルコミュニケーションの促進を図ることができます。
SharePointで発行する社内報とXBOARDの違いは？
SharePointとXBOARDは、どちらも記事を投稿することができます。
ここでは、社内報を発行して継続的に効果的な運用をするのに重要な機能について比較をします。
※SharePointは標準機能を対象としています
| 機能 | SharePoint | XBOARD |
|---|---|---|
| カテゴリ設定 | ○ | ○ |
| 画像の投稿 | ○ | ○ |
| 動画・音声の投稿 | ◯ | ○ |
| コメント・メッセージ投稿 | ◯ | ○ |
| APIでの他サービスとの連携 | ◯ | ○ |
| アクセスログの詳細分析 | △ | ○ |
| ユーザー同士のメッセージ機能 | △ | ○ |
| ユーザー検索機能 | △ | ○ |
| 記事デザインのHTMLカスタマイズ | × | ○ |
| 記事とユーザーの紐付け （クレジット機能） |
× | ○ |
| 記事のステータス管理 | × | ○ |
| ユーザーへの記事プレビュー確認依頼 | × | ○ |
| 記事作成スケジュールの確認 （カレンダー機能） |
× | ○ |
| メールマガジン配信機能 | × | ○ |
XBOARDは、広報担当者が社内報を通してナレッジ共有・組織力強化・インターナルコミュニケーション促進を図るために最適化されたWebサービスであるため、継続的に効果的な社内報を作り続けるための便利な機能を備えています。
Web社内報を読んでもらうためには？
Web社内報を投稿することは、SharePointもXBOARD実施することはできます。 しかし、社内報やナレッジ共有の目的は発行することではなく、社員に読んでもらうことで理解・実践・浸透させていくことにあります。 そして、従業員エンゲージメントの向上に繋がる必要があります。
XBOARDでは発行した社内報を読んでもらうために便利な様々な機能を用意しています。
- メールマガジン配信機能
- フォロー機能（カテゴリ、エントリータグ）
- ユーザー検索機能（社内ポータル）
- グッド機能
- コメント機能
- 多言語対応機能（子会社、関連会社、海外連携など）
- ユーザーグループ機能
- 回遊性アップ機能（おすすめ記事、関連記事、ランキングなど）
- クレジット機能（社内の人と人のつながりを可視化）
- デジタルサイネージ連携機能
- チャットサービス連携機能（Microsoft Teams、Slack、Google Chat）
Web社内報は一度発行して終わりというものではありません。毎週、毎月と日々の新規投稿と結果の分析を行い、PDCAサイクルによる運用が大切です。 こうした機能を活用して、まずはWeb社内報を社員に見てもらうことが非常に重要です。 社内報の運用に特化したXBOARDを利用することで、広報担当者の作業効率向上と負荷軽減を図ることができます。
まとめ
本記事では、SharePointとXBOARDの比較を行いました。
どちらにもメリットがあるため、特徴を踏まえた上で選択することが望ましいと思います。
Web社内報ツールをお探しの場合、XBOARDの導入をご検討頂ければと思います。
XBOARD（クロスボード）は、インターナルコミュニケーションを促進する社内報・ナレッジ共有のWebサービスです。
株式会社アマナ社内でデジタルサイネージでの活用など様々な形で利用されている、amana knowledge boardの他企業向けクラウドサービスになります。